Google Workspace | วิธีใช้งาน สิ่งที่คุณทำได้ และการเปรียบเทียบแผนราคา

ธุรกิจหลายแห่งกำลังพิจารณาใช้ Google Workspace เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน บทความนี้จะอธิบาย Google Workspace อย่างชัดเจน ตั้งแต่ฟังก์ชันพื้นฐานไปจนถึงความแตกต่างระหว่างแผนราคาต่างๆ ทำให้ผู้เริ่มต้นเข้าใจได้ง่าย เรียนรู้ประเด็นสำคัญของการใช้ Google Workspace และก้าวแรกสู่การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรของคุณ

Google Workspace เป็นบริการประเภทใด?

Google Workspace (เดิมชื่อ G Suite) เป็นบริการซอฟต์แวร์สำหรับทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์สำหรับธุรกิจ ซึ่งให้บริการโดย Google

โปรแกรมนี้เป็นที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในบริษัทและสถาบันการศึกษาต่างๆ และได้รวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานทั้งหมดไว้ในแพ็กเกจเดียว ไม่ว่าจะเป็นอีเมล ปฏิทิน การสร้างเอกสาร การประชุมทางวิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย จุดเด่นสำคัญคือคุณสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ ทุกอุปกรณ์ ตราบใดที่คุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ความแตกต่างจากบัญชี Google เวอร์ชันฟรี

มีข้อแตกต่างที่ชัดเจนหลายประการระหว่างบัญชี Google ฟรีทั่วไปที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวกับ Google Workspace

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการใช้โดเมนที่กำหนดเอง (เช่น @company.co.jp) ความน่าเชื่อถือมีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจ และการใช้ที่อยู่อีเมลที่มีชื่อบริษัทของคุณจะช่วยเสริมสร้างความน่าเชื่อถือจากภายนอก

นอกจากนี้ ความสามารถในการควบคุมความปลอดภัยผ่านฟังก์ชันผู้ดูแลระบบ ความจุในการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มากขึ้น และการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ ล้วนเป็นข้อดีเฉพาะของเวอร์ชันแบบชำระเงิน

คุณสมบัติหลักและวิธีการใช้งาน Google Workspace

Google Workspace มีแอปพลิเคชันมากมาย แต่ในที่นี้เราจะเน้นเฉพาะฟีเจอร์หลักๆ ที่ใช้งานบ่อย โดยเฉพาะในบริบททางธุรกิจ

เนื่องจากเครื่องมือเหล่านี้เชื่อมโยงกัน การใช้เครื่องมือเหล่านี้ร่วมกันเป็นชุดแทนที่จะใช้ทีละชิ้น จะช่วยให้คุณสร้างขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้น

Gmail (อีเมลธุรกิจ)

แม้ว่าบริการอีเมลนี้จะใช้กันทั่วโลก แต่เวอร์ชัน Google Workspace อนุญาตให้คุณใช้โดเมนของคุณเองได้

ถึงแม้จะยังคงรักษาประสิทธิภาพการกรองสแปมและฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูงไว้ แต่ขณะนี้ได้เพิ่มคุณสมบัติที่ได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสมกับการบริหารความเสี่ยงขององค์กร เช่น การป้องกันการส่งอีเมลโดยไม่ตั้งใจ และโหมดการปกป้องข้อมูล นอกจากนี้ยังได้รวมฟังก์ชันการแชทและการประชุมทางวิดีโอไว้ในหน้าจอ ทำให้เป็นศูนย์กลางการสื่อสารที่ใช้งานได้จริง

Google Drive (พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์)

Google Drive คือบริการที่ช่วยให้คุณจัดเก็บและแชร์ไฟล์ทุกประเภทบนระบบคลาวด์

• ไดรฟ์ของฉัน: พื้นที่จัดเก็บส่วนตัว
• ไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน: พื้นที่ส่วนกลางที่แต่ละทีมหรือแผนกจัดการร่วมกัน

การใช้สถานที่จัดเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันในลักษณะนี้ ทำให้การแบ่งปันความรู้ทั่วทั้งองค์กรทำได้ง่ายขึ้น ในขณะเดียวกันก็ป้องกันการเก็บรักษาไฟล์ไว้ในที่ส่วนตัว ฟังก์ชันการค้นหาใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

Google Meet (การประชุมทางวิดีโอ)

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ด้วยการแพร่หลายของการทำงานทางไกล ความสำคัญของเครื่องมือการประชุมทางวิดีโออย่าง Google Meet จึงเพิ่มมากขึ้น

จุดเด่นอยู่ที่ความง่ายในการใช้งาน ไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชัน และคุณสามารถเข้าร่วมการประชุมได้ง่ายๆ เพียงคลิก URL ในเบราว์เซอร์ของคุณ มันทำงานร่วมกับ Google Calendar ทำให้คุณสามารถสร้าง URL การประชุมพร้อมกับการสร้างกิจกรรมได้ ทำให้กระบวนการตั้งแต่การกำหนดเวลาจนถึงการเริ่มการประชุมราบรื่นอย่างเหลือเชื่อ

Google Calendar (การจัดการตารางเวลา)

โปรแกรมนี้ไม่เพียงแต่เก่งในการจัดการตารางเวลาส่วนบุคคลเท่านั้น แต่ยังแสดงให้เห็นถึงความพร้อมของสมาชิกในทีมได้อย่างชัดเจนอีกด้วย

ฟีเจอร์ “ค้นหาแขก” ช่วยให้คุณสามารถซ้อนทับตารางเวลาของสมาชิกที่คุณต้องการให้เข้าร่วมประชุม ทำให้ง่ายต่อการค้นหาช่วงเวลาที่ทุกคนว่างได้ทันที นอกจากนี้ คุณยังสามารถจองห้องประชุมและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โปรเจ็กเตอร์ได้ในเวลาเดียวกัน ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหารจัดการได้อีกด้วย

สามประโยชน์ของการนำสิ่งนี้ไปใช้ในธุรกิจ

กล่าวกันว่าการนำ Google Workspace มาใช้ทั่วทั้งองค์กรนั้นมีข้อดีมากมายในมุมมองด้านการจัดการ มากกว่าการมองว่ามันเป็นเพียงชุดเครื่องมือธรรมดา

ต่อไปนี้ เราจะเจาะลึกในสามประเด็นที่มีแนวโน้มว่าจะให้ผลลัพธ์ที่ดีเป็นพิเศษ

มาตรการรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

สำหรับธุรกิจแล้ว การรั่วไหลของข้อมูลอาจเป็นความเสี่ยงร้ายแรงถึงขั้นทำให้ธุรกิจล้มเหลวได้ Google Workspace ทำงานบนโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งของ Google และมาพร้อมกับมาตรการรักษาความปลอดภัยระดับโลก

ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดค่าการตั้งค่าต่อไปนี้จากส่วนกลางได้โดยใช้คอนโซลการจัดการ:

• การใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอนเป็นสิ่งจำเป็น
• การตรวจจับและบล็อกการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย
• การลบข้อมูลในกรณีที่อุปกรณ์สูญหายผ่านระบบจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่ (MDM)

มาตรการเหล่านี้คาดว่าจะช่วยลดความเสี่ยงต่างๆ เช่น การเข้าถึงจากภายนอกและการสูญหายของอุปกรณ์

การแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ

โปรแกรมสำนักงาน เช่น Google Docs, Sheets และ Slides อนุญาตให้หลายคนแก้ไขไฟล์พร้อมกันได้

ในขั้นตอนการทำงานแบบดั้งเดิม การส่งและรับไฟล์มักทำผ่านอีเมล ซึ่งมักนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น “ไม่รู้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด” หรือ “ย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันเก่า” อย่างไรก็ตาม ด้วย Google Workspace ทุกคนสามารถเข้าถึงและแก้ไขไฟล์เดียวได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าไฟล์นั้นจะอัปเดตอยู่เสมอ

ด้วยการใช้ฟังก์ชันแสดงความคิดเห็นและโหมดแนะนำ การแก้ไขและข้อเสนอแนะสามารถดำเนินการได้ทั้งหมดภายในไฟล์ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการติดต่อสื่อสารทางอีเมลได้อย่างมาก

รูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่น ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม

เนื่องจากเป็นบริการบนระบบคลาวด์ คุณจึงสามารถทำงานได้จากทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน บ้าน หรือระหว่างเดินทาง

นอกจากพีซีแล้ว ยังมีแอปพลิเคชันมากมายสำหรับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต ทำให้ตรวจสอบอีเมลและแก้ไขเอกสารได้ง่ายขณะเดินทาง กล่าวกันว่าการสร้างสภาพแวดล้อมเช่นนี้มีส่วนช่วยส่งเสริมการทำงานทางไกลและสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ยอมรับรูปแบบการทำงานที่หลากหลาย

ความแตกต่างของแผนราคาและวิธีการเลือกแผนที่เหมาะสม

Google Workspace มีแผนราคาให้เลือกหลายแบบ และขอแนะนำให้เลือกแผนที่เหมาะสมกับขนาดองค์กรและฟีเจอร์ที่ต้องการมากที่สุด

ตารางด้านล่างนี้เป็นตารางเปรียบเทียบแผนประกันภัยหลัก 3 แผน ซึ่งบริษัททั่วไปนิยมเลือกใช้

*ราคาและคุณสมบัติอาจมีการเปลี่ยนแปลง โปรดตรวจสอบเว็บไซต์อย่างเป็นทางการเพื่อดูข้อมูลล่าสุด

ผู้เริ่มต้นธุรกิจ

นี่คือแพ็กเกจราคาประหยัดที่สุดและเหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ที่ต้องการใช้งานอีเมลด้วยโดเมนของตนเองและฟีเจอร์พื้นฐาน

อย่างไรก็ตาม ความจุในการจัดเก็บข้อมูลค่อนข้างน้อยเพียง 30GB ดังนั้นจึงอาจไม่เหมาะสำหรับงานที่เกี่ยวข้องกับวิดีโอหรือรูปภาพขนาดใหญ่ นอกจากนี้ ฟังก์ชันการแชร์ไดรฟ์ก็มีข้อจำกัดเช่นกัน

มาตรฐานธุรกิจ

แผนนี้เป็นตัวเลือกมาตรฐานสำหรับหลายบริษัท

นอกจากการเพิ่มความจุในการจัดเก็บข้อมูลอย่างมีนัยสำคัญเป็น 2TB แล้ว ยังสามารถสร้างไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันได้อีกด้วย ยิ่งไปกว่านั้น Google Meet ยังเพิ่มฟังก์ชันการบันทึก ทำให้เหมาะสำหรับการแชร์กับสมาชิกที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุม หรือใช้เป็นบันทึกแทนรายงานการประชุมได้อีกด้วย

ธุรกิจพลัส

แผนนี้ออกแบบมาสำหรับองค์กรที่ต้องการคุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยและการจัดการขั้นสูงยิ่งขึ้น

ฟีเจอร์นี้เรียกว่า “Google Vault” ซึ่งรองรับการเก็บรักษาและบันทึกข้อมูล (eDiscovery) ทำให้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับบริษัทที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย นอกจากนี้ จำนวนผู้เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอสูงสุดยังเพิ่มขึ้นเป็น 500 คน ทำให้เหมาะสำหรับการใช้งานในองค์กรขนาดใหญ่

ขั้นตอนการเรียนรู้วิธีการใช้งาน Google Workspace

หลังจากตัดสินใจที่จะนำระบบนี้มาใช้แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการติดตั้งทีละขั้นตอนเพื่อให้การเริ่มต้นใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น

ส่วนนี้จะอธิบายขั้นตอนการดำเนินการขั้นพื้นฐานที่ผู้ดูแลระบบควรปฏิบัติตามก่อน การปฏิบัติตามขั้นตอนที่ถูกต้องจะช่วยป้องกันความสับสนในระหว่างการย้ายระบบ

การเตรียมและการตั้งค่าโดเมนของคุณเอง

สิ่งแรกที่คุณต้องมีคือชื่อโดเมนที่กำหนดเองสำหรับองค์กรของคุณ

หากคุณมีโดเมนอยู่แล้ว คุณสามารถเชื่อมโยงโดเมนนั้นกับ Google Workspace ได้โดยการเปลี่ยนการตั้งค่า DNS แต่ถ้าคุณยังไม่มีโดเมน คุณสามารถขอรับได้ในระหว่างขั้นตอนการสมัครใช้งาน Google Workspace

เมื่อทำการตั้งค่านี้เสร็จสิ้น คุณได้ยืนยันความเป็นเจ้าของแล้ว และสามารถเริ่มใช้บริการได้

การเพิ่มผู้ใช้และการตั้งค่าสิทธิ์

สร้างบัญชีสำหรับพนักงานแต่ละคนจากคอนโซลการจัดการ

เราขอแนะนำให้สร้าง “แผนกย่อย” สำหรับแต่ละแผนกและกำหนดผู้ใช้ให้กับแต่ละแผนก วิธีนี้จะทำให้การจัดการง่ายขึ้นในภายหลัง เนื่องจากคุณสามารถกำหนดนโยบายความปลอดภัยและสิทธิ์การใช้งานแอปที่แตกต่างกันสำหรับแต่ละแผนกได้

เนื่องจากการลงทะเบียนจำนวนมากโดยใช้ไฟล์ CSV ก็เป็นไปได้เช่นกัน คุณจึงสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้จะมีผู้คนจำนวนมาก

การย้ายข้อมูลและการให้ความรู้

เราจะย้ายข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลและไฟล์เดิมของคุณไปยัง Google Workspace

Google มีเครื่องมือเฉพาะสำหรับการย้ายข้อมูลที่ช่วยให้คุณถ่ายโอนอีเมล ข้อมูลปฏิทิน และอื่นๆ จากอดีตได้ เพื่อลดอุปสรรคในการเปลี่ยนแปลงระบบ ขอแนะนำให้แจกคู่มือการใช้งาน Google Workspace และจัดอบรมภายในบริษัทของคุณด้วย

สรุป

Google Workspace เป็นมากกว่าแค่เครื่องมืออีเมลและปฏิทิน มันเป็นแพลตฟอร์มทรงพลังที่ช่วยเร่งการสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในองค์กรของคุณ

ด้วยการทำความเข้าใจวิธีการใช้งาน Google Workspace อย่างถูกต้อง และเลือกแผนที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัท คุณจะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก ลองเริ่มต้นด้วยการใช้ประโยชน์จากช่วงทดลองใช้งานฟรีและสัมผัสความสะดวกสบายด้วยตัวคุณเองดูสิ