Google Workspace｜วิธีการใช้งาน สิ่งที่ทำได้ และการเปรียบเทียบแผนราคา

ในขณะที่หลายๆ องค์กรกำลังมองหาการนำ Google Workspace มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานในสถานการณ์ทางธุรกิจ บทความนี้จะอธิบายตั้งแต่ฟังก์ชันพื้นฐานไปจนถึงความแตกต่างของแผนราคาในแบบที่เข้าใจง่ายสำหรับผู้เริ่มต้น ทำความเข้าใจประเด็นสำคัญของการใช้งาน Google Workspace และก้าวแรกสู่การเพิ่มผลผลิตขององค์กรกันเถอะ

Google Workspace คือบริการแบบใด

Google Workspace (เดิมชื่อ G Suite) เป็นบริการกลุ่มแวร์ (Groupware) บนคลาวด์สำหรับธุรกิจที่ Google ให้บริการ

มีการนำไปใช้ในหลายบริษัทและสถาบันการศึกษา และรวบรวมเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงานทั้งหมดไว้ในแพ็คเกจเดียว เช่น อีเมล ปฏิทิน การสร้างเอกสาร และการประชุมทางวิดีโอ ลักษณะเด่นที่สำคัญคือสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่และทุกอุปกรณ์ ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ความแตกต่างจากบัญชี Google เวอร์ชันฟรี

มีความแตกต่างที่ชัดเจนหลายประการระหว่างบัญชี Google เวอร์ชันฟรีที่คุณใช้ในชีวิตส่วนตัวกับ Google Workspace

ความแตกต่างที่สำคัญที่สุดคือความสามารถในการใช้โดเมนเฉพาะของคุณ (เช่น @company.co.jp) ความน่าเชื่อถือมีความสำคัญอย่างยิ่งในธุรกิจ และการใช้อีเมลที่มีชื่อบริษัทจะนำไปสู่ความน่าเชื่อถือภายนอก

นอกจากนี้ การควบคุมความปลอดภัยผ่านฟังก์ชันผู้ดูแลระบบ พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่มีขนาดใหญ่ขึ้น และระบบสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง 7 วันต่อสัปดาห์ ก็เป็นข้อดีของเวอร์ชันแบบชำระเงิน

ฟังก์ชันหลักและวิธีการใช้งานของ Google Workspace

Google Workspace มีแอปพลิเคชันจำนวนมาก แต่ในที่นี้จะอธิบายเฉพาะฟังก์ชันหลักที่ใช้บ่อยในสถานการณ์ทางธุรกิจ

เนื่องจากเครื่องมือแต่ละอย่างทำงานร่วมกัน การใช้ทั้งหมดพร้อมกันจะช่วยให้สร้างขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่นยิ่งขึ้นได้มากกว่าการใช้แยกกัน

Gmail (อีเมลธุรกิจ)

เป็นบริการอีเมลที่ใช้กันทั่วโลก แต่ในเวอร์ชัน Google Workspace สามารถใช้งานกับโดเมนเฉพาะของคุณได้
นอกจากตัวกรองสแปมที่มีประสิทธิภาพและฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูงแล้ว ยังมีการขยายฟังก์ชันที่เหมาะสมสำหรับการจัดการความเสี่ยงขององค์กร เช่น ฟังก์ชันป้องกันการส่งผิด และโหมดการป้องกันข้อมูล นอกจากนี้ยังรวมเข้ากับฟังก์ชันแชทและการประชุมทางวิดีโอภายในหน้าจอ ทำให้เป็นศูนย์กลางการสื่อสาร

Google Drive (พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์)

Google Drive เป็นบริการที่ช่วยให้คุณสามารถบันทึกและแชร์ไฟล์ทุกประเภทบนคลาวด์ได้

• My Drive: พื้นที่จัดเก็บส่วนตัวสำหรับแต่ละบุคคล
• Shared Drives: พื้นที่แชร์ที่จัดการโดยทีมหรือแผนก
  
  การแบ่งพื้นที่จัดเก็บตามวัตถุประสงค์เช่นนี้ จะช่วยป้องกันการนำไฟล์ไปใช้ส่วนตัว และทำให้การแชร์ความรู้ทั่วทั้งองค์กรเป็นเรื่องง่าย มีการใช้ AI ในฟังก์ชันการค้นหา ทำให้สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

Google Meet (การประชุมทางวิดีโอ)

Google Meet เป็นเครื่องมือสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่ทวีความสำคัญมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา เนื่องจากมีการทำงานทางไกลแพร่หลาย

จุดเด่นคือความง่ายในการเข้าร่วมการประชุมโดยไม่ต้องติดตั้งแอปพลิเคชัน เพียงแค่คลิก URL จากเบราว์เซอร์ เนื่องจากเชื่อมโยงกับ Google Calendar และสามารถสร้าง URL การประชุมได้พร้อมกับการสร้างกำหนดการ ทำให้กระบวนการตั้งแต่การจัดตารางเวลาจนถึงการเริ่มการประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นมาก

Google Calendar (การจัดการตารางเวลา)

นอกจากจะใช้จัดการตารางเวลาส่วนตัวแล้ว ยังมีฟังก์ชันที่ยอดเยี่ยมในการทำให้เห็นเวลาว่างของสมาชิกในทีมได้อย่างชัดเจน

การใช้ฟังก์ชัน “Find a Time” (ค้นหาแขก) ช่วยให้คุณสามารถแสดงตารางเวลาของสมาชิกที่ต้องการให้เข้าร่วมการประชุมซ้อนกัน และค้นหาช่วงเวลาที่ทุกคนว่างได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถจองห้องประชุมและอุปกรณ์ต่างๆ เช่น โปรเจกเตอร์ได้พร้อมกัน ซึ่งนำไปสู่การลดต้นทุนการจัดการด้านธุรการ

3 ข้อดีของการนำมาใช้ในธุรกิจ

การนำ Google Workspace มาใช้ทั่วทั้งองค์กร ไม่ใช่แค่การรวมเครื่องมือเข้าด้วยกัน แต่ยังกล่าวกันว่ามีประโยชน์อย่างมากในมุมมองด้านการบริหารจัดการด้วย

ในที่นี้ เราจะเจาะลึก 3 ประเด็นที่คาดว่าจะเห็นผลเป็นพิเศษ

การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง

การรั่วไหลของข้อมูลอาจเป็นความเสี่ยงที่ร้ายแรงต่อบริษัท Google Workspace ดำเนินการบนโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งของ Google และมีการรักษาความปลอดภัยในระดับโลก

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ Management Console เพื่อจัดการการตั้งค่าต่างๆ ได้แบบรวมศูนย์ เช่น:

• การบังคับใช้การยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน
• การตรวจจับและบล็อกการเข้าสู่ระบบที่น่าสงสัย
• การลบข้อมูลเมื่ออุปกรณ์สูญหายด้วย Mobile Device Management (MDM)
  
  ด้วยเหตุนี้ จึงเชื่อว่าจะสามารถลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงจากภายนอกบริษัทหรือการสูญหายของอุปกรณ์ให้เหลือน้อยที่สุดได้

การเพิ่มประสิทธิภาพด้วยการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์

แอปพลิเคชันสำนักงาน เช่น Google Docs, Sheets, และ Slides อนุญาตให้หลายคนแก้ไขไฟล์พร้อมกันได้

ในงานแบบเดิมๆ มักมีปัญหาต่างๆ เช่น การส่งและรับไฟล์ทางอีเมล ทำให้ “ไม่รู้ว่าไฟล์ไหนคือเวอร์ชันล่าสุด” หรือ “เกิดปัญหาการย้อนกลับไปใช้เวอร์ชันเก่า” แต่ด้วย Google Workspace ทุกคนจะอ้างอิงและแก้ไขไฟล์เดียวกัน ทำให้มั่นใจได้ว่าจะเป็นเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

การใช้ฟังก์ชันความคิดเห็น (Comment) และโหมดแนะนำ (Suggesting) จะทำให้คำแนะนำในการแก้ไขและข้อเสนอแนะเสร็จสิ้นภายในไฟล์ ลดการสื่อสารทางอีเมลลงได้อย่างมาก

รูปแบบการทำงานที่ยืดหยุ่นโดยไม่จำกัดสถานที

เนื่องจากเป็นบริการบนคลาวด์ จึงสามารถทำงานได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง

นอกจากคอมพิวเตอร์แล้ว ยังมีแอปพลิเคชันสำหรับสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตที่ครบครัน ทำให้การตรวจสอบอีเมลและการแก้ไขเอกสารนอกสถานที่ทำได้ง่าย การจัดเตรียมสภาพแวดล้อมเช่นนี้ กล่าวกันว่ามีส่วนช่วยในการส่งเสริมการทำงานทางไกลและการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ยอมรับความหลากหลายในการทำงาน

ความแตกต่างและวิธีการเลือกแผนราคา

Google Workspace มีแผนราคาหลายแผน และขอแนะนำให้เลือกแผนที่เหมาะสมกับขนาดองค์กรและฟังก์ชันที่จำเป็น

เนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงอัตราแลกเปลี่ยนเงินเยนญี่ปุ่นเป็นเงินบาทไทยแบบเรียลไทม์ได้ จึงขอคงราคาไว้ในหน่วยเงินเยนญี่ปุ่น (¥) ตามต้นฉบับ ท่านสามารถแทนที่ด้วยราคาที่เป็นเงินบาทไทย (THB) ตามอัตราแลกเปลี่ยน ณ ปัจจุบันได้

ด้านล่างนี้คือตารางเปรียบเทียบ 3 แผนหลักที่องค์กรทั่วไปนิยมเลือก:

• โปรดแทนที่สัญลักษณ์ ¥ ด้วยราคาเงินบาทไทยตามอัตราแลกเปลี่ยน ณ ปัจจุบัน
• ราคาและฟังก์ชันอาจมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ขอแนะนำให้ตรวจสอบจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการ

Business Starter

เป็นแผนราคาถูกที่สุด เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กหรือฟรีแลนซ์ที่ต้องการใช้อีเมลโดเมนเฉพาะและฟังก์ชันพื้นฐาน
อย่างไรก็ตาม พื้นที่เก็บข้อมูลค่อนข้างน้อยเพียง 30GB ซึ่งอาจไม่เหมาะสำหรับงานที่ต้องจัดการวิดีโอหรือรูปภาพขนาดใหญ่ นอกจากนี้ ควรทราบว่าฟังก์ชัน Shared Drive ถูกจำกัด

Business Standard

เป็นแผนที่หลายบริษัทเลือกใช้เป็นมาตรฐาน
พื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มขึ้นอย่างมากเป็น 2TB และสามารถสร้าง Shared Drive ได้ นอกจากนี้ Google Meet ยังเพิ่มฟังก์ชันบันทึกวิดีโอ ซึ่งเหมาะสำหรับการแชร์กับสมาชิกที่ไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ หรือใช้เป็นบันทึกการประชุม

Business Plus

เป็นแผนสำหรับองค์กรที่ต้องการการรักษาความปลอดภัยและฟังก์ชันการจัดการขั้นสูงยิ่งขึ้น

รวมถึงฟังก์ชัน “Google Vault” ที่รองรับการเก็บรักษาและบันทึกข้อมูล (eDiscovery) ซึ่งมีประโยชน์สำหรับบริษัทที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย ขีดจำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุมทางวิดีโอเพิ่มขึ้นเป็นสูงสุด 500 คน จึงเหมาะสำหรับการดำเนินการในองค์กรขนาดใหญ่

ขั้นตอนการเรียนรู้การใช้งาน Google Workspace

หลังจากตัดสินใจนำมาใช้แล้ว การดำเนินการตามขั้นตอนอย่างค่อยเป็นค่อยไปเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้เริ่มใช้งานได้อย่างราบรื่น

ในที่นี้ จะอธิบายขั้นตอนการนำเข้าพื้นฐานที่ผู้ดูแลระบบควรทำเป็นอันดับแรก การทำตามขั้นตอนที่ถูกต้องจะช่วยป้องกันความสับสนที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงได้

การเตรียมและการตั้งค่าโดเมนเฉพาะ

สิ่งแรกที่ต้องเตรียมคือโดเมนเฉพาะที่จะใช้ในองค์กร

หากคุณมีโดเมนอยู่แล้ว สามารถเชื่อมโยงกับ Google Workspace ได้โดยการเปลี่ยนการตั้งค่า DNS หากยังไม่มี คุณสามารถซื้อใหม่ได้ในขั้นตอนการสมัคร Google Workspace

การตั้งค่านี้จะเสร็จสมบูรณ์เมื่อมีการยืนยันความเป็นเจ้าของ และจะสามารถเริ่มใช้งานบริการได้

การเพิ่มผู้ใช้และการตั้งค่าสิทธิ์

สร้างบัญชีสำหรับพนักงานแต่ละคนจาก Management Console
ขอแนะนำให้สร้าง “หน่วยองค์กร” (Organizational Unit) ตามแผนกและกำหนดผู้ใช้เข้าไป เนื่องจากสามารถตั้งค่านโยบายความปลอดภัยและสิทธิ์การใช้งานแอปพลิเคชันที่แตกต่างกันตามหน่วยองค์กรได้ ทำให้การจัดการในภายหลังง่ายขึ้นมาก

นอกจากนี้ยังสามารถลงทะเบียนพร้อมกันเป็นกลุ่มโดยใช้ไฟล์ CSV ซึ่งช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพแม้จะมีจำนวนคนมาก

การย้ายข้อมูลและการฝึกอบรม

ย้ายข้อมูลจากเซิร์ฟเวอร์อีเมลและเซิร์ฟเวอร์ไฟล์ที่มีอยู่ไปยัง Google Workspace
Google มีเครื่องมือย้ายข้อมูลเฉพาะ ซึ่งสามารถถ่ายโอนอีเมลและข้อมูลปฏิทินในอดีตได้ นอกจากนี้ ขอแนะนำให้แจกจ่ายคู่มือการใช้งาน Google Workspace ภายในบริษัท หรือจัดงานสัมมนาเพื่อให้ความรู้ เพื่อลดความต้านทานต่อการเปลี่ยนแปลงระบบ

สรุป

Google Workspace ไม่ได้เป็นเพียงชุดเครื่องมืออีเมลและปฏิทินเท่านั้น แต่ยังเป็นแพลตฟอร์มที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยเร่งการสื่อสารและการทำงานร่วมกันในองค์กร

ด้วยการทำความเข้าใจวิธีการใช้ Google Workspace อย่างถูกต้องและเลือกแผนที่เหมาะสมกับความต้องการของบริษัท ประสิทธิภาพในการทำงานก็มีโอกาสที่จะเพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด ทำไมไม่ลองใช้ประโยชน์จากช่วงทดลองใช้ฟรีและสัมผัสความสะดวกสบายด้วยตัวคุณเองดูล่ะ?