เครื่องมือจัดการงานของ Google เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับขั้นตอนการทำงานที่ราบรื่น Google มีเครื่องมือที่จะช่วยให้การจัดการงานง่ายขึ้น นั่นคือ รายการสิ่งที่ต้องทำ (To-Do List)
หากเครื่องมือจัดการงานที่คุณใช้อยู่ในปัจจุบันใช้งานยาก รายการสิ่งที่ต้องทำก็เป็นทางเลือกที่ดี บทความนี้จะอธิบายวิธีการใช้รายการสิ่งที่ต้องทำ รวมถึงการตั้งค่าการแจ้งเตือนและวิธีการแชร์
รายการสิ่งที่ต้องทำใน Google Task Management
แอป Google Task Management สามารถแสดงรายการสิ่งที่ต้องทำได้บนคอมพิวเตอร์ สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต
ในการใช้งานรายการสิ่งที่ต้องทำของ Google คุณต้องเข้าสู่ระบบโดยใช้บัญชี Google ของคุณ ข้อมูลการเข้าสู่ระบบเดียวกันสามารถใช้ได้กับทุกอุปกรณ์
ความสะดวกสบายที่สุดอยู่ที่การผสานรวมกับบริการอื่นๆ ของ Google เช่น Gmail และ Google Calendar เมื่อผสานรวมกับบริการอื่นๆ ของ Google
คุณสามารถสร้างงานได้โดยตรงจากอีเมล นอกจากนี้ การวางวิดเจ็ตบนหน้าจอหลักจะช่วยให้ตรวจสอบและแก้ไขงานได้ง่าย
วิธีใช้งานที่เป็นประโยชน์
เครื่องมือรายการสิ่งที่ต้องทำของ Google ซึ่งช่วยให้การจัดการงานง่ายขึ้น มีคุณสมบัติต่างๆ เช่น “การเพิ่มงาน” “การจัดลำดับงานใหม่” และ “การแจ้งเตือนงาน”
เมื่อคุณเข้าใจฟังก์ชันพื้นฐานแล้ว คุณจะสามารถใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นโดยการเชื่อมโยงกับบริการอื่นๆ ของ Google
เพิ่มงาน
เครื่องมือรายการสิ่งที่ต้องทำของ Google ช่วยให้คุณเพิ่มงานใหม่ได้โดยการป้อนรายละเอียด เช่น ชื่อและวันที่ของงาน งานที่เพิ่มเข้ามาจะปรากฏในรายการ และการทำเครื่องหมายในช่อง (ไอคอนวงกลม) ทางด้านซ้ายของแต่ละงานจะเปลี่ยนสถานะของงานนั้นเป็น “เสร็จสมบูรณ์”
งานที่เสร็จสมบูรณ์แล้วและมีเครื่องหมายถูกในช่องจะแสดงอยู่ในรายการ “เสร็จสมบูรณ์” เช่นกัน
เครื่องมือรายการสิ่งที่ต้องทำของ Google ช่วยให้คุณกำหนดสิ่งที่ต้องทำได้อย่างชัดเจนโดยการแสดงรายการงาน เนื่องจากทำให้ง่ายต่อการดูว่างานใดเสร็จสมบูรณ์แล้ว จึงเป็นเครื่องมือที่ผู้คนจำนวนมากใช้
การจัดเรียงงาน
เครื่องมือจัดการงาน ToDo ของ Google ช่วยให้คุณจัดเรียงและจัดหมวดหมู่ภารกิจได้ คุณสามารถจัดเรียงลำดับใหม่ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ “การลากและวาง”
ตัวอย่างเช่น การจัดเรียงภารกิจตามลำดับความสำคัญจะทำให้เห็นได้ง่ายขึ้นว่าต้องทำอะไรบ้าง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเริ่มทำงานได้ทันที
ดังนั้นการจัดเรียงภารกิจในลำดับที่ชัดเจนและง่ายต่อการใช้งานจึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานได้อย่างมาก
สามารถจำแนกประเภทได้
แอป Google ToDo List ช่วยให้คุณจัดหมวดหมู่ภารกิจตามกิจวัตรประจำวันหรือโครงการได้ คุณสามารถสร้างภารกิจย่อยเพิ่มเติมจากภารกิจหลัก เพื่อแบ่งย่อยภารกิจให้ละเอียดขึ้น
ซึ่งจะช่วยให้เห็นความสัมพันธ์ระหว่างภารกิจได้ชัดเจนขึ้น ทำให้การจัดการภารกิจที่ซับซ้อนง่ายขึ้น และช่วยให้ขั้นตอนการทำงานราบรื่นยิ่งขึ้น
การตั้งค่าการแจ้งเตือน
แอป Google To-Do List มีการตั้งค่าการแจ้งเตือนงาน คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนให้ส่งในวันที่และเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้
การใช้การตั้งค่าการแจ้งเตือนเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยป้องกันไม่ให้พลาดงานและทำให้มั่นใจได้ว่างานที่จำเป็นจะเสร็จสมบูรณ์
นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่างานให้เกิดขึ้นซ้ำได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณทำงานเดียวกันในหลายวันที่แตกต่างกันได้ วิธีนี้จะช่วยลดความพยายามลงได้แม้ว่าจะตั้งค่าการแจ้งเตือนหลายครั้งสำหรับงานเดียวกันก็ตาม
ประโยชน์ของ Google To-Do List
ข้อดีของ Google ToDo Lists คือใช้งานง่ายและเข้าใจง่าย แม้แต่ผู้ใช้ครั้งแรกก็สามารถใช้งานได้ เครื่องมือที่ใช้งานยาก
โดยเฉพาะเครื่องมือฟรี มักจะถูกถอนการติดตั้งอย่างรวดเร็ว และผู้ใช้ต้องใช้เวลาในการเรียนรู้การใช้งาน Google ToDo Lists ช่วยให้คุณใช้งานฟังก์ชันพื้นฐานได้โดยไม่ต้องอ่านคู่มือ และผู้ใช้สามารถเรียนรู้การใช้งานได้อย่างรวดเร็ว
เนื่องจากใช้งานง่ายแม้สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้เครื่องมือไอที จึงคาดหวังได้ว่าจะมีอัตราการรักษาผู้ใช้ไว้ได้สูง
งานต่างๆ จะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์
การผสานรวม Google ToDo List กับ Gmail และ Google Calendar ช่วยให้คุณจัดการงานและตารางเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
งานที่เพิ่มลงใน Google ToDo List จะปรากฏใน Google Calendar โดยอัตโนมัติแบบเรียลไทม์ ทำให้ตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำได้อย่างรวดเร็ว
การใช้ Google Calendar ในการจัดการตารางเวลายังช่วยให้คุณเห็นว่างานแต่ละชิ้นต้องเสร็จเมื่อใด ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น ลดโอกาสในการพลาดงานและส่งงานล่าช้า
วิธีการแชร์
แอป Google ToDo List ดูเหมือนจะไม่มีฟังก์ชันการแชร์ข้อมูลโดยตรง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแชร์งานต่างๆ ได้โดยอ้อมผ่าน Google Chat หรือ Gmail
คุณสามารถสร้างพื้นที่ทีมภายในแอป เชิญผู้ใช้ที่คุณต้องการแชร์ด้วย สร้างงานภายในพื้นที่ และมอบหมายงานให้กับสมาชิก งานที่ได้รับการอัปเดตภายใน Google Chat หรือ Gmail จะปรากฏเป็นการแจ้งเตือนในพื้นที่นั้น
สามารถใช้งานได้จากอุปกรณ์อื่นๆ ผ่านแอปพลิเคชัน
แอปจัดการงาน ToDo List ของ Google สามารถใช้งานได้บนสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตโดยการติดตั้งแอป
นอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ แต่การใช้แอปเฉพาะนี้เป็นอีกวิธีหนึ่งในการเข้าถึง หากคุณล็อกอินด้วยบัญชี Google เดียวกัน ข้อมูลจะซิงค์โดยอัตโนมัติระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ
ดังนั้นคุณจึงสามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลงานล่าสุดจากอุปกรณ์อื่นๆ ได้ คุณสามารถใช้ Google ToDo List ได้แม้ในขณะเดินทางหรืออยู่ห่างจากบ้าน
มีเฉพาะฟังก์ชันพื้นฐานที่สุดเท่านั้น
มีเครื่องมือและแอปจัดการงานมากมายให้เลือกใช้ บางแอปมีฟีเจอร์มากมาย แต่ Google ToDo List เลือกที่จะเน้นเฉพาะฟังก์ชันที่จำเป็นเท่านั้น การเน้นฟังก์ชันที่จำเป็นนี้ทำให้มันเป็นเครื่องมือที่ใช้งานง่ายมาก
สรุป
เครื่องมือจัดการงาน ToDo ของ Google นั้นใช้งานง่ายและสะดวก ความสะดวกสบายยิ่งเพิ่มมากขึ้นด้วยการผสานรวมกับบริการอื่นๆ ของ Google
หากคุณต้องการปรับปรุงไม่เพียงแค่การจัดการงาน แต่รวมถึงขั้นตอนการทำงานทั้งหมดของคุณ คุณควรพิจารณาใช้ Google Workspace ซึ่งมีฟีเจอร์มากมายที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
