มีคนจำนวนมากทั่วโลกที่ใช้ Google Workspace นอกเหนือจากในญี่ปุ่น สำหรับตัวผมเอง ในฐานะที่เป็นงานประจำ ผมก็ใช้ Google ทุกวัน ผมชอบ Google มากถึงขนาดเล่นกับคำสั่งลับต่างๆ อย่าง Google Spinner ด้วย ในบรรดาเครื่องมือทั้งหมด Google Keep เป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับการจดบันทึกอย่างรวดเร็วและการบันทึกรูปภาพ แต่คุณทราบหรือไม่ว่ามีข่าวลือเกี่ยวกับความเสี่ยงบางอย่างในระบบนี้?
หากคุณเป็นคนที่ไม่เคยรู้เรื่องความเสี่ยงเหล่านี้มาก่อน โปรดดูข้อมูลที่เรานำเสนอในบทความนี้ คุณจะสามารถใช้ Google Keep ได้อย่างปลอดภัยและสะดวกสบายยิ่งขึ้นกว่าเดิมแน่นอน
เปิดเผยความเสี่ยงของ Google Keep อย่างละเอียด
Google Keep มีความเสี่ยงที่ข้อมูลบัญชีมีความเชื่อมโยงกันอย่างมาก ข้อบกพร่องคือ หากคุณไม่สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีได้ หรือเผลอลบไปแล้ว การกู้คืนจะทำได้ยาก
ตัวอย่างเช่น ปัจจุบัน Google มีมาตรการที่จะลบข้อมูลบัญชีที่ไม่ได้ใช้งานเป็นระยะเวลาหนึ่งเพื่อควบคุมการขยายตัวของข้อมูลบัญชี ดังนั้น สมมติว่าคุณได้บันทึกข้อมูลบางอย่างใน Google Keep ที่คุณไม่ค่อยได้เข้าถึง แต่จะเข้าไปดูเพื่อตรวจสอบเป็นครั้งคราว และสมมติว่ามีการลบข้อมูลบัญชีโดย Google ในช่วงที่คุณไม่ได้เข้าใช้งาน ข้อมูลนั้นจะไม่สามารถกู้คืนได้
ดังนั้น เมื่อคุณบันทึกข้อมูลใน Google Keep โปรดใช้บัญชีที่คุณเข้าสู่ระบบเป็นประจำ
เกี่ยวกับความเสี่ยงหากรหัสผ่านถูกขโมย
เนื่องจาก Google Keep มีความเชื่อมโยงกับบัญชี Google สูง หากรหัสผ่านถูกขโมย ข้อมูลสำคัญทั้งหมดอาจถูกบุคคลที่สามเห็นได้ ดังนั้น เพื่อกระจายความเสี่ยง จึงควรมีมาตรการต่างๆ เช่น การบันทึกข้อมูลสำคัญบนกระดาษแทน Google Keep
วิธีตรวจสอบว่ารหัสผ่านถูกขโมยหรือไม่
บัญชีที่ใช้ Google Keep มีความเสี่ยงสูงขึ้นอีกขั้นเนื่องจากไม่มีวิธีตรวจสอบว่าถูกขโมยไปหรือไม่ หากพูดอย่างละเอียด หากข้อมูลบัญชีของคุณถูกลงทะเบียนบนเว็บไซต์ที่เรียกว่า Dark Web คุณอาจคาดการณ์ได้ว่ามีความเป็นไปได้ที่จะถูกขโมย แต่ Dark Web ก็ไม่ได้แสดงบัญชีที่ถูกขโมยทั้งหมด ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความเสี่ยงจากการถูกขโมยบัญชี โปรดเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำ
นอกจากนี้ บัญชี Google ยังมีระบบการยืนยันแบบสองขั้นตอน และให้บริการที่ทำให้รหัสผ่านถูกถอดรหัสน้อยลง โดยเฉพาะผู้ที่ใช้การตั้งค่าเริ่มต้น เพียงแค่ตั้งค่าการยืนยันแบบสองขั้นตอนก็สามารถเพิ่มระดับความปลอดภัยได้อย่างมาก ดังนั้นจึงขอแนะนำให้ตั้งค่าไว้
Google Keep ไม่มีฟังก์ชันล็อคแอปใช่ไหม?
Google Keep ถูกชี้ให้เห็นถึงความเสี่ยงที่ข้อมูลอาจถูกขโมยโดยบุคคลที่สาม เนื่องจากไม่มีฟังก์ชันล็อครหัสผ่านใดๆ เลย ไม่สามารถเพิ่มฟังก์ชันโดยใช้ Add-on เหมือนใน Google ได้ ดังนั้น หากคุณกังวล โปรดใช้ฟังก์ชันล็อคของสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ของคุณ
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ผู้ที่ใช้ Google Keep บนคอมพิวเตอร์มักจะปล่อยทิ้งไว้โดยไม่ใช้การล็อคหน้าจอ เพราะเห็นว่าการป้อนรหัสผ่าน Screen Saver เป็นเรื่องยุ่งยาก ดังนั้น เมื่อใช้ในสถานที่อื่นที่ไม่ใช่พื้นที่ส่วนตัว เช่น ที่บ้าน โปรดใช้การล็อคหน้าจอหรือ Screen Saver เสมอ
ต้องระวังการตั้งค่าการแชร์บันทึกหรือไม่?
ผู้ใช้ Google Keep โปรดระวังเกี่ยวกับการตั้งค่าการแชร์บันทึก การตั้งค่าการแชร์คือการตั้งค่าว่าใครสามารถดูหรือแก้ไขบันทึกนั้นๆ ได้ โดยค่าเริ่มต้น การตั้งค่าการแชร์บันทึกทั้งหมดจะถูกล็อค ดังนั้น หากการตั้งค่ายังคงอยู่เช่นนั้น เนื้อหาบันทึกของคุณจะไม่ถูกผู้อื่นเห็น อย่างไรก็ตาม หากคุณลืมว่าคุณได้ตั้งค่าการแชร์บันทึกไว้ และต่อมาได้บันทึกข้อมูลที่คุณไม่ต้องการให้ผู้อื่นเห็น ข้อมูลนั้นก็จะถูกเปิดเผยให้ผู้อื่นเห็นโดยไม่ได้ตั้งใจ
ดังนั้น เมื่อคุณเขียนข้อมูลสำคัญ โปรดตรวจสอบการตั้งค่าการแชร์บันทึกอีกครั้ง
ความเสี่ยงที่ Google Keep จะยุติการให้บริการ
สมมติว่า Google Keep ยุติการให้บริการ ข้อมูลทั้งหมดที่บันทึกไว้ในบันทึกจะไม่สามารถดูหรือแก้ไขได้เลย เมื่อมองแวบแรก บางคนอาจสงสัยว่าบริษัทใหญ่ระดับ Google จะยุติบริการได้จริงหรือ อย่างไรก็ตาม Google ได้เปิดตัวบริการมากมายในอดีต และก็มีบริการที่ยุติไปแล้วมากมายเช่นกัน มีการประกาศแล้วว่าแอป Google Chrome จะยุติการให้บริการในปี 2028 และกำลังแนะนำให้ย้ายไปใช้ Progressive Web Apps ที่พัฒนาขึ้นใหม่
ทำความเข้าใจความเสี่ยงจากการทำอุปกรณ์หาย
ผู้ที่ใช้ Google Keep โปรดทำความเข้าใจถึงความเสี่ยงที่เนื้อหาจะถูกบุคคลที่สามเห็นได้จากการทำอุปกรณ์หาย ตัวอย่างที่พบบ่อยคือการที่พนักงานจดข้อมูลส่วนตัวลงใน Google Keep ในช่วงเวลาว่างที่ทำงาน แล้วปล่อยสมาร์ทโฟนทิ้งไว้จนเพื่อนร่วมงานเห็น แม้ว่าคนที่เห็นจะไม่มีเจตนาร้าย แต่สมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ที่ถูกปล่อยทิ้งไว้ก็มักจะถูกคนมองเห็นหน้าจอโดยธรรมชาติ ดังนั้น ให้สร้างนิสัยในการปิดแอปทันทีหลังจากที่เขียนใน Google Keep เสร็จ นอกจากนี้ หากคุณวางแผนจะใช้ Google Keep บนรถไฟ ก็ควรติดฟิลเตอร์ป้องกันการแอบมองบนหน้าจออุปกรณ์ของคุณ
มาลองใช้ฟังก์ชัน Archive (เก็บถาวร) ของ Google Keep กันเถอะ
ฟังก์ชัน Archive ของ Google Keep คือวิธีการบีบอัดบันทึกที่บันทึกไว้เพื่อไม่ให้เห็นได้ชั่วคราว แม้ว่า Archive ของ Google Keep เองจะไม่มีฟังก์ชันในการลดความเสี่ยงจากการถูกขโมยข้อมูล แต่ก็มีประโยชน์ที่ช่วยให้จัดระเบียบข้อมูลได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่างเช่น เป็นฟังก์ชันที่สะดวกเมื่อคุณมีบันทึกที่ลังเลว่าจะใช้หรือไม่ใช้ ให้บีบอัดด้วยฟังก์ชัน Archive ไว้ก่อน และเมื่อเวลาผ่านไปและไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไป ก็ค่อยลบ การ Archive จะช่วยป้องกันการลบโดยไม่ได้ตั้งใจ และช่วยลดความยุ่งยากในการต้องกลับมาตรวจสอบว่าเนื้อหาของบันทึกนี้คืออะไรในภายหลังเมื่อจัดระเบียบบันทึก
วิธี Archive บันทึก
หากต้องการใช้ฟังก์ชัน Archive ของ Google Keep ให้เปิดบันทึกที่คุณต้องการ Archive แล้วเลือก Archive จากเมนูที่มุมขวาบน หากต้องการยกเลิก Archive ก็เพียงแค่เปิดบันทึกที่ถูก Archive อีกครั้ง แล้วแตะ ยกเลิก Archive จากเมนู นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูรายการบันทึกที่ถูก Archive ได้จากหน้าจอเมนู ซึ่งมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการยกเลิก Archive หลายรายการพร้อมกัน
สรุป
Google Keep มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่เป็นความลับภายในจะถูกบุคคลที่สามเห็นได้จากการถูกขโมยบัญชีหรือรหัสผ่าน ดังนั้น เมื่อใช้ Google Keep โปรดตรวจสอบรหัสผ่านบัญชี Google ของคุณว่ามีความแข็งแกร่งหรือไม่ และตรวจสอบเป็นประจำว่ามีการประกาศยุติบริการ Google Keep แล้วหรือไม่ หากมีการประกาศยุติบริการ คุณจะมีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะไม่สามารถดูได้หากคุณไม่ได้สำรองข้อมูลไว้ก่อนถึงกำหนดเวลาที่ระบุ
