Google Sheets เป็นเครื่องมือสเปรดชีตฟรีที่มีฟังก์ชันการทำงานสูง เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการใช้งานในธุรกิจ อย่างไรก็ตาม
ผู้ใช้หลายคนพบว่ามันใช้งานยาก เนื่องจากมีวิธีการใช้งานและคุณสมบัติแตกต่างจาก Excel เช่น ข้อความแนวตั้ง เส้นทแยงมุม การขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ และการตรึงแถว/คอลัมน์
บทความนี้จะแนะนำการใช้งานพื้นฐานและคุณสมบัติของ Google Sheets โดยสังเขป เพื่อช่วยให้คุณใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ภาพรวมของหน้าที่สำคัญทั้งห้าประการ
บทความนี้จะกล่าวถึงคุณสมบัติ 5 อย่างที่ใช้กันทั่วไปในการจัดรูปแบบตารางใน Google Sheets ได้แก่ ข้อความแนวตั้ง เส้นทแยงมุมในเซลล์ การขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ การตรึงแถว และการตรึงคอลัมน์
แม้ว่าเอกสารช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Google จะจัดกลุ่มตัวเลือกการจัดรูปแบบเซลล์ เช่น การหมุนข้อความ การตัดข้อความ และการตรึงแถวและคอลัมน์ไว้ด้วยกัน แต่การทำความเข้าใจความสัมพันธ์ระหว่างคุณสมบัติแต่ละอย่างจะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
กล่าวโดยสรุป ใน Google Sheets ข้อความแนวตั้งและการขึ้นบรรทัดใหม่จะปรับวิธีการแสดงข้อความ เส้นทแยงมุมจะปรับการออกแบบของตาราง และการตรึงแถวและคอลัมน์จะปรับลักษณะของตารางเมื่อเลื่อนดู
หลักการเขียนแนวตั้ง: การตั้งค่าการหมุนข้อความ
ในการเขียนข้อความในแนวตั้งในสเปรดชีต ให้ใช้ตัวเลือก “หมุนข้อความ” ในเมนู “จัดรูปแบบ” บล็อกอย่างเป็นทางการของ Google Workspace ยังระบุว่า “คุณสามารถหมุนข้อความในเซลล์ได้โดยใช้ [จัดรูปแบบ] [หมุนข้อความ] ในสเปรดชีต” และการเขียนในแนวตั้งก็เป็นหนึ่งในตัวเลือกที่มีให้ใช้งาน
ในทางปฏิบัติ เพียงเลือกเซลล์ที่คุณต้องการเขียนในแนวตั้ง จากนั้นเลือก “จัดรูปแบบ” “หมุนข้อความ” และ “แนวตั้ง” ข้อความก็จะถูกจัดเรียงในแนวตั้งเป็นภาษาญี่ปุ่นจากบนลงล่าง สัญลักษณ์ต่างๆ เช่น วงเล็บ จะถูกปรับโดยอัตโนมัติในระดับหนึ่ง แต่สัญลักษณ์บางอย่าง เช่น สระเสียงยาว อาจดูแตกต่างออกไป
ดังนั้นจึงควรตรวจสอบตัวอย่างก่อนพิมพ์และปรับขนาดตัวอักษรและความสูงของบรรทัดเล็กน้อยตามต้องการ
การใช้งานข้อความแนวตั้งและข้อควรระวังเมื่อใช้แอปพลิเคชันบนสมาร์ทโฟน
ตามเอกสารช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Android คุณสามารถเข้าถึงตัวเลือกการหมุนข้อความในเวอร์ชันมือถือของ Spreadsheets ได้จากแท็บ “รูปแบบ” -> “ข้อความ” และเปลี่ยนตัวเลือกการจัดรูปแบบต่างๆ รวมถึงการหมุนข้อความ
ขั้นตอนจริงคือการเลือกเซลล์ แตะไอคอนการจัดรูปแบบ จากนั้นเลือกข้อความแนวตั้งจาก “การหมุนข้อความ”
อย่างไรก็ตาม การปรับแต่งอย่างละเอียดนั้นค่อนข้างยากกว่าเมื่อเทียบกับเวอร์ชันพีซี และคุณจะต้องปรับขนาดตัวอักษร ความกว้างของคอลัมน์ และความสูงของแถวด้วยปลายนิ้วของคุณ นอกจากนี้ การใช้เซลล์ที่จัดรูปแบบแนวตั้งจำนวนมากอาจทำให้หน้าจอดูคับแคบ
ดังนั้นจึงแนะนำให้จำกัดข้อความแนวตั้งให้น้อยที่สุด เช่น แถวส่วนหัว เมื่อแก้ไขบนสมาร์ทโฟน และทำการจัดวางเลย์เอาต์ให้เสร็จสมบูรณ์บนพีซี
ใช้วิธีอื่นในการ “ลากเส้นทแยงมุมในเซลล์”
ฟีเจอร์ “วาดเส้นขอบแนวทแยงโดยใช้การจัดรูปแบบเซลล์” ที่พบใน Excel นั้นไม่มีใน Google Sheets ดังนั้นคุณจะต้องใช้วิธีอื่น เช่น การวาดรูปทรงหรือการปรับแต่งเส้นขอบ
วิธีที่นิยมใช้คือการวาดเส้นโดยใช้ “แทรก” → “การวาดรูปทรง” แล้ววางทับลงบนเซลล์
หากคุณต้องการแบ่งหัวข้อของเซลล์ด้านบนซ้ายออกเป็นสองส่วน ให้สร้างเส้นทแยงมุมโดยใช้เครื่องมือวาดภาพ แล้ววางป้ายกำกับด้านบนและด้านซ้ายแยกกันโดยใช้กล่องข้อความ
ตรวจสอบการแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเส้นนั้นพอดีกับขนาดเซลล์อย่างถูกต้อง
ทางลัดพื้นฐานสำหรับการขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์
เมื่อคุณต้องการแบ่งข้อความออกเป็นหลายบรรทัดภายในเซลล์ คุณสามารถใช้ทางลัดที่อธิบายไว้ในเอกสารช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Google ได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง
การเพิ่มการขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ คุณสามารถกด Ctrl+Enter (Windows) การใช้ทางลัดนี้ คุณสามารถจัดรูปแบบและป้อนที่อยู่หรือรายการแบบมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อได้อย่างเรียบร้อยภายในเซลล์เดียว
นอกจากนี้ หากคุณเปิดใช้งานการตั้งค่า “ตัดข้อความ” ข้อความจะตัดโดยอัตโนมัติเพื่อให้พอดีกับความกว้างของคอลัมน์ ทำให้ได้ลักษณะที่ความกว้างของคอลัมน์คงที่และมีเพียงความสูงของแถวเท่านั้นที่เพิ่มขึ้น
เมื่อป้อนข้อความยาว การใช้ “การขึ้นบรรทัดใหม่” และ “การตัดข้อความ” ร่วมกันเป็นเทคนิคพื้นฐานในการปรับปรุงความสามารถในการอ่าน
วิธีแก้ไขแถว
เมื่อคุณต้องการให้แถวส่วนหัวมองเห็นได้แม้ในขณะเลื่อนดูข้อมูลจำนวนมาก ให้ใช้ “ตรึงแถว” ขั้นตอนคือ “คลิก [ดู] ที่ด้านบน จากนั้น [ตรึง] และเลือกจำนวนแถว”
โดยทั่วไป แถวแรกหรือสองแถวบนสุดจะถูกตรึง เพื่อให้ชื่อคอลัมน์ ตัวกรอง และแถวคำอธิบายมองเห็นได้เสมอ เส้นสีเทาหนาจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าต่าง และแถวที่อยู่เหนือเส้นนี้จะถูกตรึง
การตรึงแถวส่วนหัวจะช่วยลดโอกาสที่จะหลงลืมความหมายของคอลัมน์ขณะเลื่อนดู ซึ่งช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลได้ด้วย
วิธีแก้ไขคอลัมน์
ในตารางที่มีคอลัมน์แนวนอนจำนวนมาก รหัสและชื่อที่อยู่ทางซ้ายสุดมักจะถูกบดบัง ในกรณีนี้ คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน “ตรึง” เพื่อตรึงคอลัมน์ได้เช่นกัน
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง คุณสามารถตรึงคอลัมน์ได้โดยเลือกแถวหรือคอลัมน์ที่คุณต้องการตรึงหรือยกเลิกการตรึง จากนั้นเลือกจำนวนแถวหรือคอลัมน์ที่จะตรึงภายใต้ [มุมมอง] > [ตรึง]
ในทางปฏิบัติ หากคุณวางชื่อลูกค้าไว้ในคอลัมน์ A และรหัสไว้ในคอลัมน์ B และตั้งค่า “1 คอลัมน์” และ “2 คอลัมน์” ให้ตรึง คุณจะสามารถมองเห็นข้อมูลลูกค้าได้เสมอในขณะที่แก้ไขคอลัมน์ตัวเลข
แม้ว่าจะเลื่อนไปทางขวาก็ตาม เนื่องจากสามารถตรึงแถวและคอลัมน์แยกกันได้ การตรึง “1 แถว + 1 คอลัมน์” พร้อมกันจะช่วยให้คุณเห็นได้ทันทีว่า “ค่าของใครคืออะไร” ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใดในตารางก็ตาม
วิธีปลดล็อกแถวและคอลัมน์
หากต้องการยกเลิกการตรึงช่วงข้อมูล ให้เลือก “[มุมมอง], [ตรึง], [ไม่มีแถว] หรือ [ไม่มีคอลัมน์]”
หากต้องการเปลี่ยนช่วงข้อมูลที่กำหนด การตั้งค่ากลับเป็น “ไม่มีแถว/ไม่มีคอลัมน์” แล้วกำหนดจำนวนแถวและคอลัมน์ที่ต้องการจะช่วยลดโอกาสเกิดปัญหาได้
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือ เมื่อใช้ตัวกรองหรือช่วงข้อมูลที่ได้รับการป้องกัน แถวที่กำหนดอาจแสดงผลไม่ตรงกัน
ในกรณีเช่นนี้ การลบตัวกรองออกชั่วคราวหรือคัดลอกข้อมูลไปยังแผ่นงานอื่นแล้วกำหนดค่าการตั้งค่าใหม่จะช่วยแยกแยะปัญหาได้
สรุป
Google Sheets มีฟีเจอร์ครบครันสำหรับการสร้างตารางที่อ่านง่าย เช่น ข้อความแนวตั้ง การขึ้นบรรทัดใหม่ภายในเซลล์ และการตรึงแถวและคอลัมน์
อย่างไรก็ตาม ดังที่ระบุไว้ในเอกสารช่วยเหลือและคำอธิบายอย่างเป็นทางการ Google Sheets ไม่มีฟังก์ชัน “วาดเส้นทแยงมุมลงบนเซลล์โดยตรง” เหมือนกับ Excel ดังนั้นจึงควรจำไว้ว่าต้องใช้วิธีอื่น เช่น การวาดรูปทรง
หากคุณออกแบบสเปรดชีตด้วยวิธีการที่ใช้งานได้จริง โดยใช้ทางลัดและการทำงานของเมนูที่แนะนำในเอกสารอย่างเป็นทางการ คุณสามารถสร้างตารางระดับมืออาชีพได้อย่างสมบูรณ์แบบแม้จะใช้เครื่องมือฟรีนี้ก็ตาม
