Google Forms | วิธีสร้างแบบฟอร์ม (พีซีและสมาร์ทโฟน), กำหนดเวลาส่ง และปิดรับสมัคร

Google Forms เป็นเครื่องมือที่สะดวกมากสำหรับการสร้างแบบสำรวจ แบบฟอร์มสมัครงาน และอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย สามารถใช้งานได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ทโฟน และมีการใช้งานอย่างแพร่หลายทั้งในเชิงธุรกิจและส่วนบุคคล 

บทความนี้จะอธิบายอย่างชัดเจนแม้สำหรับผู้เริ่มต้น โดยครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่ขั้นตอนการสร้างขั้นพื้นฐานไปจนถึงวิธีการใช้งานขั้นสูง เช่น การกำหนดวันหมดเขตการตอบกลับและขั้นตอนการปิดแบบสำรวจ

คุณสมบัติพื้นฐานและประโยชน์ของ Google Forms

ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดของการใช้ Google Forms คือคุณสามารถสร้างแบบฟอร์มที่มีฟังก์ชันการทำงานสูงและใช้งานง่าย แม้ไม่มีความรู้เฉพาะทาง 

ข้อมูลที่คุณสร้างจะถูกรวบรวมโดยอัตโนมัติ และเมื่อเชื่อมโยงกับ Google Sheets คุณสามารถตรวจสอบการตอบกลับแบบเรียลไทม์และวิเคราะห์ข้อมูลอย่างละเอียดได้ง่ายๆ

นอกจากนี้ เนื่องจากกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การสร้างจนถึงการรับคำตอบ ดำเนินการบนระบบคลาวด์ การแชร์และการแก้ไขร่วมกันภายในทีมจึงราบรื่น 

การมีเทมเพลตหลากหลายให้เลือกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน และความสามารถในการเริ่มแบบสำรวจได้อย่างรวดเร็วโดยไม่กระทบต่อการออกแบบ ก็เป็นอีกเหตุผลหนึ่งที่ทำให้ได้รับการสนับสนุนจากผู้ใช้จำนวนมาก

ขั้นตอนการสร้าง Google Form บนคอมพิวเตอร์ของคุณ

ในการสร้างแบบฟอร์ม Google จากคอมพิวเตอร์ของคุณ ขั้นแรกให้เข้าถึง Google Drive หรือเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Google Forms จากนั้นเลือกปุ่มเครื่องหมายบวกที่มุมล่างขวาของหน้าจอ หรือเมนูที่มีป้ายกำกับว่า “ว่างเปล่า” เพื่อเปิดหน้าจอแก้ไขสำหรับแบบฟอร์มใหม่

ในหน้าจอแก้ไข ให้ป้อนชื่อและคำอธิบายของแบบฟอร์มก่อน จากนั้นเพิ่มรายการคำถาม คุณสามารถเลือกรูปแบบคำถามได้อย่างอิสระ เช่น คำถามปลายเปิด ปุ่มตัวเลือก หรือช่องทำเครื่องหมาย ตามความต้องการของคุณ 

เมื่อคุณตั้งค่าแต่ละรายการเสร็จแล้ว คุณสามารถเผยแพร่แบบสำรวจของคุณได้อย่างง่ายดายโดยการรับ URL สำหรับการแชร์จากปุ่ม “ส่ง” ที่มุมบนขวาของหน้าจอ

วิธีสร้างและแก้ไข Google Forms บนสมาร์ทโฟนของคุณ

คุณสามารถใช้ Google Forms ได้แม้ในขณะเดินทางหรืออยู่นอกบ้านและไม่มีคอมพิวเตอร์ติดตัวไปด้วย แม้แต่การใช้สมาร์ทโฟน คุณก็สามารถเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานเกือบเหมือนกับเวอร์ชันเดสก์ท็อป ทำให้สามารถตอบสนองต่อการแก้ไขเร่งด่วนและตรวจสอบสถานะการตอบกลับได้อย่างยืดหยุ่น

ขั้นตอนและข้อควรระวังเมื่อสร้างสรรค์ผลงานบนสมาร์ทโฟน

ขั้นตอนการสร้าง Google Form บนสมาร์ทโฟนเริ่มต้นด้วยการใช้แอปเบราว์เซอร์ เปิดหน้าแรกของ Google Forms ในเบราว์เซอร์ของ Android หรือ iPhone แล้วล็อกอินเพื่อแสดงหน้าจอการสร้างแบบฟอร์ม

อินเทอร์เฟซได้รับการปรับให้เหมาะสมกับขนาดหน้าจอสมาร์ทโฟน ทำให้คุณสามารถเพิ่มและจัดเรียงคำถามได้ด้วยการแตะเพียงปลายนิ้ว 

อย่างไรก็ตาม สำหรับการตั้งค่าโดยละเอียดและการปรับแต่งเค้าโครงที่ซับซ้อน หน้าจอคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่จะใช้งานได้มีประสิทธิภาพมากกว่า ดังนั้นจึงควรใช้สมาร์ทโฟนสำหรับการสร้างและตรวจสอบแบบง่ายๆ

การเปลี่ยนและการแชร์การตั้งค่าในสภาพแวดล้อมบนอุปกรณ์เคลื่อนที่

การสร้าง Google Form บนสมาร์ทโฟนนั้นง่ายมาก และการแชร์ก็ง่ายเช่นกัน เพียงแตะไอคอนส่งที่ด้านบนของหน้าจอ แล้วเลือกคัดลink หรือส่งทางอีเมล คุณก็สามารถส่งแบบฟอร์มไปยังผู้ตอบแบบสอบถามได้ทันที

นอกจากนี้ ยังสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเลือกโดยละเอียด เช่น “จำกัดการตอบกลับเหลือหนึ่งครั้ง” ได้จากไอคอนการตั้งค่า เนื่องจากสามารถดูผลการตอบกลับในรูปแบบกราฟได้แม้จากสมาร์ทโฟน จึงมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการทำความเข้าใจแนวโน้มแบบเรียลไทม์ ความสะดวกสบายในการจัดการได้จากทุกที่ถือเป็นจุดแข็งที่โดดเด่นของการใช้งานสมาร์ทโฟน

การกำหนดวันหมดเขตตอบกลับและการปิดแบบฟอร์ม

เมื่อดำเนินการลงทะเบียนกิจกรรมหรือแบบสำรวจที่มีระยะเวลาจำกัด จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดกำหนดเวลาที่เหมาะสมสำหรับการตอบกลับและปิดแบบฟอร์มตามความจำเป็น Google Forms มีฟีเจอร์ในตัวสำหรับปิดการส่งแบบฟอร์มด้วยตนเอง

วิธีหยุดรับการตอบกลับด้วยตนเอง

หากคุณต้องการหยุดรับคำตอบ ให้เลือกแท็บ “คำตอบ” ที่ด้านบนของหน้าจอแก้ไขแบบฟอร์ม จากนั้นเพียงแค่ปิดสวิตช์ “รับคำตอบ” คุณก็จะสามารถหยุดไม่ให้ผู้คนป้อนข้อมูลลงในแบบฟอร์มได้ทันที

เมื่อปิดสวิตช์ คุณสามารถเปลี่ยนข้อความที่แสดงต่อผู้ตอบแบบสอบถามเป็นเนื้อหาใดก็ได้ที่คุณต้องการ การใส่ข้อความเช่น “แบบสอบถามนี้สิ้นสุดลงแล้ว” จะช่วยให้คุณสามารถให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์แก่ผู้ใช้ที่เข้าถึงแบบสอบถามได้ 

การเปลี่ยนแปลงนี้จะแสดงผลอย่างรวดเร็ว ดังนั้นคุณจึงสามารถใช้งานได้อย่างมั่นใจแม้ในโครงการที่มีกำหนดเวลาที่เข้มงวด

การตั้งกำหนดเวลาอัตโนมัติโดยใช้ส่วนเสริม

ฟังก์ชันมาตรฐานไม่มีการตั้งค่าให้ปิดการรับแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติในวันที่และเวลาที่กำหนด แต่สามารถตั้งค่าให้ทำงานโดยอัตโนมัติได้โดยการติดตั้งส่วนเสริม (ส่วนขยาย) ส่วนเสริมยอดนิยม เช่น “formLimiter” ช่วยให้คุณสามารถปิดการรับแบบฟอร์มโดยอัตโนมัติในวันที่และเวลาที่กำหนด หรือเมื่อจำนวนผู้ตอบแบบสอบถามถึงจำนวนสูงสุดที่กำหนดไว้

การกำหนดเงื่อนไขการสิ้นสุดล่วงหน้าจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการดำเนินการด้วยตนเองแม้ในเวลากลางคืนหรือวันหยุด และป้องกันข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงาน เมื่อต้องการการจัดการกำหนดเวลาที่เข้มงวดในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ควรพิจารณาใช้เครื่องมือภายนอกดังกล่าวอย่างจริงจัง

คุณสมบัติที่จะทำให้การใช้ Google Forms สะดวกยิ่งขึ้น

Google Forms มีฟีเจอร์หลากหลายนอกเหนือจากการสร้างคำถามพื้นฐานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการใช้งาน เมื่อคุณเชี่ยวชาญฟีเจอร์เหล่านี้ คุณจะสามารถรวบรวมข้อมูลได้แม่นยำยิ่งขึ้นและสร้างแบบฟอร์มที่ลดภาระให้กับผู้ตอบแบบสอบถามได้

การตั้งค่าการแบ่งส่วนและการแยกสาขาแบบมีเงื่อนไข

เมื่อสร้างแบบฟอร์มที่มีคำถามจำนวนมาก การแบ่งหน้าโดยใช้ฟังก์ชันการแบ่งส่วนจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้ การจำกัดปริมาณเนื้อหาในแต่ละหน้าจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ตอบแบบสอบถามออกจากแบบฟอร์มกลางคัน และเพิ่มโอกาสที่พวกเขาจะกรอกแบบฟอร์มจนเสร็จสมบูรณ์

นอกจากนี้ ยังสามารถตั้งค่า “การแยกสาขาแบบมีเงื่อนไข” ซึ่งจะเปลี่ยนคำถามถัดไปขึ้นอยู่กับคำตอบเฉพาะ ตัวอย่างเช่น การสร้างขั้นตอนที่ถามความคิดเห็นโดยละเอียดเฉพาะผู้ที่ตอบว่า “ใช่” ในคำถาม “คุณเคยใช้มาก่อนหรือไม่?” เท่านั้น จะช่วยให้คุณข้ามคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องกับผู้ตอบแบบสอบถามได้

การแจ้งเตือนข้อมูลการตอบกลับอัตโนมัติและการผสานรวมกับสเปรดชีต

การตั้งค่าให้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลของผู้ดูแลระบบเมื่อมีคำตอบใหม่ก็สะดวกมากเช่นกัน เพียงแค่เปิดใช้งาน “รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเกี่ยวกับคำตอบใหม่” จากเมนูแท็บ “คำตอบ” คุณก็จะสามารถรับทราบสถานะล่าสุดได้เสมอ

นอกจากนี้ การจัดการข้อมูลที่รวบรวมไว้จะง่ายขึ้นอย่างมากเมื่อเชื่อมโยงกับ Google Sheets ดังแสดงในตารางด้านล่าง

การทำให้กระบวนการรวบรวมข้อมูลเป็นไปโดยอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการถอดความเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการวิเคราะห์อีกด้วย

สรุป

Google Forms เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพที่ช่วยให้ทุกคนสร้างแบบสำรวจคุณภาพสูงได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าพวกเขาจะใช้อุปกรณ์ใดก็ตาม การเรียนรู้พื้นฐานการสร้าง Google Forms บนสมาร์ทโฟนหรือคอมพิวเตอร์ และการผสมผสานคุณสมบัติต่างๆ อย่างเหมาะสม เช่น กำหนดเวลาและส่วนแบ่งย่อย จะช่วยปรับปรุงคุณภาพของแบบสำรวจของคุณได้อย่างมาก

ด้วยการใช้ทั้งวิธีการปิดแบบแมนนวลและการทำงานอัตโนมัติผ่านส่วนเสริม คุณสามารถลดภาระงานด้านการจัดการลงได้ ในขณะที่ยังคงได้ข้อมูลที่แม่นยำ เริ่มต้นด้วยการเลือกเทมเพลตที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ และสร้างแบบฟอร์มเพื่อสัมผัสถึงความสะดวกสบาย การใช้ Google Forms เป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่ง เนื่องจากช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารได้อย่างราบรื่น