Google Sheets | ความแตกต่างจาก Excel การผสานรวม และวิธีการแปลง

Google Sheets แม้จะเป็น “ซอฟต์แวร์สเปรดชีต” เหมือนกับ Excel แต่ก็เป็นเครื่องมือที่แตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิง ซึ่งออกแบบมาโดยคำนึงถึงการใช้งานบนคลาวด์เป็นหลัก 

การเปรียบเทียบอย่างเป็นทางการของ Google ระบุว่า Excel ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปเป็นหลัก มีความสามารถในการวิเคราะห์ขั้นสูง ในขณะที่ Google Sheets โดดเด่นในด้านการแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์และการบันทึกอัตโนมัติภายในเว็บเบราว์เซอร์ 

อย่างไรก็ตาม Google Sheets ยังมีคุณสมบัติการแปลงและการผสานรวมที่แข็งแกร่ง ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ Excel ได้โดยตรงภายใน Google Sheets หรือในทางกลับกัน ดาวน์โหลดชีตในรูปแบบ Excel 

บทความนี้จะสรุปความแตกต่างที่สำคัญและพื้นฐานของการแปลงและการผสานรวมที่เป็นประโยชน์ในการทำงานจริง

บทบาทพื้นฐานของสเปรดชีตและโปรแกรม Excel

Google Sheets เป็นซอฟต์แวร์สเปรดชีตบนระบบคลาวด์ที่สามารถใช้งานได้ฟรีในเบราว์เซอร์โดยใช้เพียงบัญชี Google เท่านั้น ตามที่ Google ระบุ ไฟล์จะถูกบันทึกไว้ใน Google Drive และถูกวางตำแหน่งให้เป็นเครื่องมือที่เน้นการทำงานเป็นทีม ซึ่งสามารถแก้ไขได้พร้อมกันหลายคน 

ในทางกลับกัน Microsoft Excel เป็นซอฟต์แวร์แบบชำระเงินที่รวมอยู่ใน Office/Microsoft 365 และถูกแนะนำว่าเป็นสเปรดชีตที่ “อเนกประสงค์” พร้อมฟังก์ชันที่มีประสิทธิภาพ ตาราง Pivot มาโคร ฯลฯ ซึ่งได้รับการพัฒนามาหลายปี 

แม้ว่าทั้งสองจะเป็นสเปรดชีต แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าสภาพแวดล้อมการใช้งานและขอบเขตความเชี่ยวชาญของทั้งสองนั้นแตกต่างกันเล็กน้อย

ความแตกต่างในด้านราคาและสภาพแวดล้อมการใช้งาน

Google Sheets สามารถใช้งานได้ฟรีสำหรับบุคคลทั่วไป เพียงแค่มีบัญชี Google และสำหรับธุรกิจนั้น จะรวมอยู่ในแพ็กเกจ Google Workspace อยู่แล้ว ต้องใช้เบราว์เซอร์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ไม่จำเป็นต้องติดตั้งในเครื่อง 

ในทางกลับกัน Excel จะรวมอยู่ในแพ็กเกจ Microsoft 365 หรือการซื้อ Office แบบครั้งเดียว และโดยทั่วไปจะติดตั้งและใช้งานเป็นแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อป 

ความแตกต่างระหว่าง Google Sheets ซึ่งไม่จำเป็นต้องติดตั้งและสามารถเข้าถึงไฟล์เดียวกันได้จากทุกอุปกรณ์ กับ Excel ซึ่งสามารถคำนวณหนักๆ ได้แบบออฟไลน์ ส่งผลโดยตรงต่อราคาและสภาพแวดล้อมการใช้งาน

ความแตกต่างในคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน เช่น การแก้ไขร่วมกันและการบันทึกอัตโนมัติ

ตารางเปรียบเทียบอย่างเป็นทางการของ Google แสดง “การแก้ไขร่วมกันด้วย Excel บนเว็บ” และ “การแก้ไขร่วมกันแบบเรียลไทม์ด้วย Google Sheets” เคียงข้างกัน ซึ่งบ่งชี้ว่าสามารถแก้ไขพร้อมกันได้ทั้งสองแบบ 

อย่างไรก็ตาม Google Sheets ได้รับการออกแบบโดยคำนึงถึงการแก้ไขพร้อมกันเป็นคุณสมบัติมาตรฐานของเบราว์เซอร์ บันทึกการเปลี่ยนแปลงไปยัง Google Drive โดยอัตโนมัติ และทำให้สามารถกู้คืนเวอร์ชันก่อนหน้าได้ง่ายโดยใช้ประวัติการเปลี่ยนแปลง 

ในขณะที่ Excel สามารถทำสิ่งต่างๆ ได้คล้ายกันเมื่อใช้งานร่วมกับ OneDrive และ SharePoint แต่ต้องมีการตั้งค่าสภาพแวดล้อม ดังนั้นหากคุณต้องการเพียงแค่ทำงานร่วมกัน Google Sheets จึงมีข้อจำกัดในการใช้งานที่ต่ำกว่า

ความแตกต่างในด้านการทำงาน

ส่วนช่วยเหลือของ Google เปรียบเทียบ Excel และ Google Sheets โดยเน้นความแตกต่างที่สำคัญในกลไกมาโครและสคริปต์ วิธีการแจ้งเตือน และอื่นๆ Excel โดดเด่นในการบันทึกมาโครและการทำงานอัตโนมัติโดยใช้ VBA 

ในขณะที่ Google Sheets รองรับการทำงานอัตโนมัติผ่าน Google Apps Script นอกจากนี้ ข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนแถว คอลัมน์ และจำนวนเซลล์ทั้งหมดก็แตกต่างกันระหว่างสองโปรแกรมนี้ โดย Google Sheets มีข้อจำกัดเกี่ยวกับจำนวนเซลล์ทั้งหมดในชีต ซึ่งเป็นจุดที่ผู้ใช้ได้กล่าวถึง 

ในทางกลับกัน การเปรียบเทียบหลายอย่างชี้ให้เห็นว่าฟังก์ชันพื้นฐานและทางลัดที่ใช้กันทั่วไปนั้นค่อนข้างเข้ากันได้ และทั้งสองโปรแกรมสามารถจัดการกับการคำนวณในชีวิตประจำวันได้

วิธีเปิดไฟล์ Excel ใน Google Sheets

คู่มือช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Google อธิบายวิธีการ “อัปโหลดไฟล์ Excel ไปยัง Google Drive และเปิดเป็นสเปรดชีตโดยการดับเบิ้ลคลิก” 

ไฟล์ Excel ที่อัปโหลดสามารถแก้ไขได้โดยตรงในสเปรดชีต และในสภาพแวดล้อมของเบราว์เซอร์ Chrome ยังมีโหมดแก้ไขที่เขียนทับรูปแบบ .xlsx เดิมอีกด้วย 

โดยพื้นฐานแล้ว สามารถทำได้ในสามขั้นตอน: “อัปโหลดไปยัง Drive → เปิดใน Sheets → บันทึกเป็น Google Sheets หากจำเป็น”

แปลงไฟล์ Excel เป็นรูปแบบสเปรดชีต

ในการแปลงไฟล์ Excel ให้เป็นรูปแบบ Google Sheets อย่างสมบูรณ์ ให้ทำการอัปโหลดไฟล์ไปยัง Google Drive เปิดไฟล์ใน Google Sheets แล้วเลือก “ไฟล์ → บันทึกเป็น Google Sheets” 

เอกสารช่วยเหลืออย่างเป็นทางการระบุไว้อย่างชัดเจนว่า “ไฟล์ Excel สามารถแปลงและบันทึกเป็น Google Sheets ได้” และหลังจากแปลงแล้ว 

คุณสามารถใช้คุณสมบัติเฉพาะของ Google Sheets ได้อย่างเต็มที่ เช่น การแก้ไขร่วมกันและประวัติเวอร์ชัน เวอร์ชัน Excel เดิมจะยังคงอยู่ใน Drive ดังนั้นคุณจึงสามารถจัดการทั้ง “เวอร์ชัน Excel” และ “เวอร์ชัน Google Sheets” ได้ตามต้องการ

แปลงสเปรดชีตเป็นรูปแบบ Excel

ในทางกลับกัน หากคุณต้องการแชร์สเปรดชีตในรูปแบบ Excel ให้เลือก “ไฟล์ → ดาวน์โหลด → Microsoft Excel (.xlsx)” ขั้นตอนนี้เป็นวิธีการมาตรฐานที่ระบุไว้ในความช่วยเหลืออย่างเป็นทางการของ Google และเว็บไซต์สอนการใช้งานต่างๆ ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาสามารถเปิดและแก้ไขได้โดยตรงใน Excel บนเครื่องของคุณ บางบทเรียนยังแนะนำให้ใช้ “ไฟล์ → เมล → ส่งไฟล์นี้ทางอีเมล” เลือก Excel เป็นรูปแบบไฟล์แนบ และส่งตรงไปยังผู้รับ หากสภาพแวดล้อมของผู้รับส่วนใหญ่ใช้ Excel การจำขั้นตอนการส่งออกนี้จะช่วยให้การสื่อสารราบรื่นยิ่งขึ้น

หมายเหตุเกี่ยวกับความเข้ากันได้

บทความสนับสนุนของ Google และบทความเปรียบเทียบจากบริษัทต่างๆ ชี้ให้เห็นว่า การจัดรูปแบบที่ซับซ้อน มาโคร และฟังก์ชันบางอย่าง อาจไม่ได้รับการจำลองอย่างสมบูรณ์แบบเมื่อแปลงไฟล์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มาโคร VBA จะไม่ทำงานตามที่ควรจะเป็น และถึงแม้ว่าจะสามารถแปลงเป็น Apps Script ได้โดยใช้ส่วนเสริม Macro Converter 

สำหรับ Google Workspace แต่ก็ไม่รับประกันความเข้ากันได้อย่างสมบูรณ์ ตามที่ Google อธิบายไว้ สำหรับไฟล์ Excel ที่จัดการตาราง Pivot ขั้นสูง ลิงก์ภายนอก หรือข้อมูลจำนวนมาก ขอแนะนำให้แปลงสำเนาเพื่อทดสอบ ตรวจสอบปัญหาการแสดงผลและผลการคำนวณก่อนทำการย้ายข้อมูลทั้งหมด 

ด้วยเหตุผลเหล่านี้ เมื่อทีมใช้เครื่องมือสเปรดชีตทั้งสองนี้ ขอแนะนำให้ใช้ Excel สำหรับการวิเคราะห์ขั้นสูงและมาโครที่ซับซ้อน และใช้ Sheets สำหรับเอกสารที่การแก้ไขร่วมกันและการแชร์ออนไลน์มีความสำคัญ

สรุป

Google Sheets และ Excel ต่างก็เป็นเครื่องมือสเปรดชีตที่มีประสิทธิภาพ แต่แตกต่างกันตรงที่ Sheets เป็นแบบคลาวด์และเน้นการแก้ไขร่วมกัน ในขณะที่ Excel เน้นการวิเคราะห์ขั้นสูงและการทำงานอัตโนมัติบนเดสก์ท็อป 

ด้วย Google Drive คุณสามารถเปิดและแก้ไขไฟล์ Excel ได้โดยตรงใน Sheets หรือส่งออกไฟล์จาก Sheets ในรูปแบบ Excel และคู่มือช่วยเหลืออย่างเป็นทางการจะแนะนำวิธีการใช้ทั้งสองเครื่องมือร่วมกัน 

วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ทั้งสองเครื่องมืออย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ยุ่งยากคือการแบ่งบทบาท โดยใช้ Sheets สำหรับงานร่วมกันประจำวัน และ Excel สำหรับรายงานที่ซับซ้อนและมาโคร ในขณะที่เรียนรู้การแปลงและการเชื่อมโยงขั้นพื้นฐาน